PolskiBiznes.org.pl

Bardzo często pracownicy zmuszeni są pokonywać wiele kilometrów, aby dojechać do miejsca zatrudnienia. Godziny spędzone w transporcie publicznym lub własnym samochodzie nie są zbyt przyjemne, ale przecież pracować trzeba. Nie każdy jednak zdaje sobie sprawę, że w niektórych przypadkach pracownicy mogą starać się o dopłatę za dojazd do pracy. Kiedy jest to możliwe? Czy wniosek należy złożyć u pracodawcy? W jaki sposób takie koszty są odliczane? Ile wynosi zwrot tych kosztów? Wszystko zostało wyjaśnione poniżej!

Zwrot kosztów dojazdu do pracy – decyzja pracodawcy

Zgodnie z przepisami pracodawca ma możliwość przyznać pracownikom świadczenie, jakim jest zwrot kosztów dojazdu do pracy. Nie ma jednak takiego obowiązku. Jeżeli jednak zdecyduje, że chce ponosić te koszty, to bezwzględnie powinien pamiętać o tym, aby takie informacje uwzględnić w regulaminie lub umowie o pracę.

Zgodnie z art. 18 kodeksu pracy takie działanie jest możliwe, ale tylko w momencie, gdy wszelkie ustalenia nie będą niekorzystne dla pracowników. Muszą także być dla niego niemniej intratne niż ogólne zapisy prawa. Taką korzyścią dla zatrudnionych może być właśnie dopłata za dojazd do pracy. Z tym że należy mieć na uwadze, że takie świadczenie jest częścią przychodów wynikającą ze stosunku pracy, co powoduje, że muszą zostać odprowadzone zarówno składki, jak i podatki.

Sytuacja wygląda nieco inaczej,  jeżeli pokrywanie kosztów dojazdu do pracy zostało ustalone na mocy innych ustaw lub artykułów prawnych. Gdy tak się stało, to zwrot kosztów dojazdu nie będzie opodatkowany. Wyjątek stanowią także pracownicy, którzy zostali oddelegowani poza miejsce zatrudnienia, czyli siedzibę firmy. W takim przypadku pracodawca nie może odmówić wypłacenia zwrotu kosztów przejazdu. Co więcej, jeśli pracownik został przydzielony do dłuższej podróży, to obowiązkiem pracodawcy jest też opłacenie noclegu i wyżywienia.

Jakie są formy zwrotu kosztów przejazdu do pracy?

To, w jaki sposób dokonany zostanie zwrot kosztów dojazdu do pracy, jest zależne przede wszystkim od pracodawcy. W końcu to do niego należy ostateczna decyzja, czy warto zdecydować się na taki krok. Pierwszą formą zwrotów kosztów przejazdu do pracy jest dofinansowanie. Pracodawca pokrywa część kosztów związanych z podróżą transportem publicznym. Może więc dopłacić do zakupu biletu miesięcznego, czy też karty miejskiej.

Gdy w firmie zatrudniana jest duża liczba pracowników, to korzystniejszą metodą na zwrot kosztów za dojazd do pracy jest organizacja własnego transportu, czyli samochodu lub autokaru. Ostatecznie pracodawca może wypłacić zwrot kosztów w formie ryczałtu. W tym przypadku pracownik musi przedstawić pracodawcy bilety.

Jaka jest wysokość świadczenia za dojazd do pracy?

Oczywiście największy wpływ na to, jak wysoki będzie zwrot kosztów przejazdu pracy ma kwota, którą pracownicy zapłacili za transport. Należy jednak wiedzieć, że zgodnie z prawem istnieje grupa osób, którym tego typu świadczenie przysługuje i nie jest ono opodatkowane. Najczęściej należą do nich:

• Prokuratorzy.
• Policjanci.
• Sędziowie.
• Pracownicy straży granicznej.

Co ciekawe, zwrot kosztów dojazdu do pracy mogą otrzymać również osoby, które przez długi czas pozostawały bezrobotne i znalazły pracę w miejscu odległym od miejsca zamieszkania. Warunkiem do otrzymania świadczenia jest przedłożenie biletów okresowych potwierdzających koszty poniesione na dojazd do pracy. Takie udokumentowanie może prowadzić do ryczałtowego zwiększenia kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli pracownik pracuje w innej miejscowości niż ta, w której zamieszkuje, to miesięcznie należy mu się 139,06 zł. W przypadku niektórych osób możliwy jest zwrot kosztów za przejazd do pracy, nawet jeśli mieszka i pracuje w tej samej miejscowości. Wtedy ta kwota wynosi 111,25 zł.

Chcąc wyliczyć wysokość poniesionych kosztów, pracownik powinien uwzględnić wysokość miesięcznych przychodów brutto i od tej wartości odjąć składki na ubezpieczenie, koszty związane z pracą oraz zniżki podatkowe. Wynik będzie równoznaczny z wysokością podatku.

Kiedy warto składać wniosek o zwrot kosztów za dojazd do pracy?

O dopłatę na dojazd do pracy mogą starać się wszyscy pracownicy, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Nie ma większego znaczenia, ile godzin przepracowali w danym okresie, czy też wymiar pracy. Jeśli dojazd do pracy związany jest z ponoszeniem kosztów, to mogą spróbować złożyć wniosek u pracodawcy. Najczęściej jednak na takie świadczenie mogą liczyć ci pracownicy, którzy zostali skierowani do danej firmy przez urząd pracy. Z tym że wysokość miesięcznych przychodów nie może by wyższa niż dwukrotność najniższego wynagrodzenia.

Wniosek mogą złożyć wyłącznie osoby, które mają stałe miejsce zamieszkania w miejscowości zagrożonej wysokim bezrobociem. W momencie, gdy wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, to pracownik zobowiązany jest wykazywać, że rzeczywiście poniósł te koszty np. przy pomocy biletów. Dodatkowo musi przedstawiać w urzędzie zaświadczenie o zatrudnieniu, listę obecności oraz wysokość miesięcznych przychodów.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy a zeznanie podatkowe

W celu rozliczenia pracownika w zeznaniu podatkowym PIT-11 niezbędne jest oświadczenie o jego miejscu zamieszkania, które znajduje się w innej miejscowości niż siedziba firmy. Pracodawca musi uwzględnić rocznie poniesione koszty za poprzedni rok podatkowy. Natomiast sami pracownicy mogą wliczyć koszty dojazdu do firmy w kosztach w deklaracji podatkowej. Zgodnie z prawem koszty dojazdu do pracy są równoznaczne z kosztami uzyskania przychodów.