PolskiBiznes.org.pl

Prowadzenie dokumentacji jest nieodłącznym elementem każdego przedsiębiorstwa i biura. Dokładne przechowywanie dokumentów to nie tylko oszczędność czasu i energii, w trakcie poszukiwania, ale też obowiązek prawny. Jak powinno wyglądać przechowywanie i archiwizacja dokumentów? Jakimi zasadami należy się kierować? Co mówią przepisy? Wszystko zostało wyjaśnione poniżej!

Archiwizacja dokumentów – podział ze względu na kategorię

Archiwizacja dokumentów w każdym biurze powinna być zgodna prawem, a dokładniej ustawą zasadniczą z dnia 14 lipca 1983 roku, która mówi o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Oraz z drugą ustawą zasadniczą z dnia 20 marca 2005 roku o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Na mocy tych ustaw wyróżnia się dwa rodzaje kategorii dotyczące archiwizacji dokumentów. Pierwsza z nich dotyczy materiałów archiwalnych i jest to kategoria A. Są to dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście i pod żadnym pozorem człowiek nie może ich zniszczyć.

Najczęściej dotyczy to jednostek organizacyjnych wyznaczonych przez archiwa państwowe. Np. księgi ze stanu cywilnego, rejestry publiczne, czy też akta sądowe. Druga kategoria została oznaczona literą B i obejmuje dokumenty, które po pewnym okresie mogą, a nawet powinny zostać zniszczone. W tym przypadku są to np. teczki pracownicze, świadectwa szkolne lub wyniki egzaminów maturalnych.

Archiwizacja dokumentacji – kategoria B

W przypadku dokumentacji oznaczonej literą A sprawa jest dość prosta. Dokumenty muszą być przechowywane przez jednostki przez nieograniczony okres. Sytuacja wygląda nieco inaczej, jeśli chodzi o dokumenty z kategorii B, ponieważ one dodatkowo oznaczone są jeszcze innymi symbolami.

W pierwszej kolejności należy uwzględnić liczby, które oznaczają, po jakim okresie dokumenty mogą zostać zniszczone. Przykładowo będzie to kategoria B5, co oznacza, że po pięciu latach dokumentację można przepuścić przez niszczarkę. Należy jednak pamiętać, że okres musi być liczony w pełnych latach. Z tym że odliczanie trzeba rozpocząć 1 stycznia roku następnego, od momentu powstania dokumentów.

Kolejne ważne oznaczenie to BC. Dotyczy dokumentacji, która nie ma większego znaczenia i po jej użyciu można ją zniszczyć lub przekazać do skupu makulatury. Jest jeszcze BE połączone z liczbą. Podobnie jak w przypadku dokumentów B5 liczba oznacza ilość lat. Z tą różnicą, że nie zostają one zniszczone, a przekazane do państwowego archiwum. Tam dokumentacja zostaje poddana analizie i ostatecznie podejmowana jest decyzja, co dalej ich z losem.

Przechowywanie dokumentacji w segregatorach, teczkach i kartonach

Tak naprawdę samo przypisanie dokumentów do odpowiedniej kategorii, to dopiero pierwszy punk dotyczący zasad przechowywania. Drugi dotyczy segregacji. Na początku należy zadbać o to, aby dokumenty były odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem i zanieczyszczeniami. Do tego zadania potrzebne będą foliowe koszulki. Natomiast dokumentacja, która może wyblaknąć lub szybko ulec zniszczeniu wymaga wykonania skanu lub kopii.

Warto podczas segregacji wziąć pod uwagę, które dokumenty niezbędne są w pobliżu biurka, a które mogą zostać odłożone na regał. Pierwsze z nich dobrze jest przechowywać w segregatorach, a drugie włożyć do teczek i następnie do kartonów. Segregatory powinny mieć opisane grzbiety, aby w razie potrzeby sięgnięcia po konkretne dokumenty nie trzeba było przeszukiwać każdego z nich. Dokumenty przeznaczone do archiwizacji i włożone do teczek również powinny zostać sumiennie opisane.

Przygotowanie ewidencji dokumentów

Przypisanie i posegregowanie dokumentów kończy sporządzenie ich wykazu. W każdej jednostce organizacyjnej stosowane są podobne zasady. Natomiast przedsiębiorstwa prywatne stosują własny system. Jeżeli są to duże firmy, to do archiwizacji dokumentów coraz częściej wykorzystywane są specjalne systemy komputerowe, które znacząco ułatwiają znalezienie wybranych pozycji.

W tym momencie należy wspomnieć o brakowaniu. Jest to proces przygotowania dokumentów do zniszczenia po upływie odpowiedniego okresu. Oczywiście dotyczy to wyłącznie kategorii B. Prywatne firmy zajmują się tym na własną rękę. Natomiast jednostki państwowe nie mają takiej swobody. One zmuszone są działać pod czujnym okiem państwowej służby archiwalnej.

Archiwizacja dokumentów zgodnie z przepisami

Mimo że stosowanie się do powyższych zasad jest bardzo wygodne, to rzadko kiedy przedsiębiorcy decydują się na takie działanie, jeżeli nie mają odgórnie narzuconych zasad. W związku z tym prawnie została uregulowana zasada dotycząca działania archiwów. Wszelkie dokumenty muszą być przechowywane w oryginale. Archiwizacja powinna odbywać się z podziałem na okresy oraz zgodnie z zasadą prowadzenia ksiąg rachunkowym.

Wbrew pozorom archiwum nie musi znajdować się w siedzibie firmy. Równie dobrze może być to oddział, miejsce wykonywania działalności lub innym lokalu zgłoszonym do urzędu skarbowego. Dostęp do dokumentów powinny mieć wyłącznie nieliczne, zaufane osoby, a warunki w archiwum zabezpieczać je przed szkodliwymi czynnikami takimi jak: wilgoć, promieniowanie słoneczne lub pożar.